Die Rolle von Personalverantwortlichen in KMUs

Der Unternehmenserfolg von KMUs hängt wesentlich von qualifizierten und zufriedenen Mitarbeitern ab. Eine entscheidende Rolle spielt dabei eine strategische und funktionierende Personalarbeit. Wenn die Unternehmensstrategie mit dem Personalmanagement verknüpft wird, kann der Bedarf an Mitarbeitenden entsprechend der Unternehmensziele mittel- bis langfristig durch entsprechende Maßnahmen der Personalentwicklung und -beschaffung gedeckt werden. Somit steigt die Bedeutsamkeit der strategischen Rolle der Personalverantwortlichen. Auf sie kommen neue und komplexe Aufgaben zu – eine Chance für Personaler, sich selbst zu entwickeln und im Unternehmen zu positionieren.

Personalaufgaben fallen in jedem Unternehmen an. Vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beschränken sich diese in den meisten Fällen auf rein administrative bzw. verwaltende Tätigkeiten. Mitarbeitende, die für Personalaufgaben verantwortlich sind, kümmern sich zum Beispiel um die Vertragserstellung der Beschäftigten sowie um die Entgeltverwaltung. Sie bearbeiten und verwalten Anträge und setzen sich zum Teil mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen auseinander. Welche Struktur von Personalabteilungen findet sich in KMUs? Oftmals sind Personalaufgaben auf verschiedene Funktionen verteilt – Teilaufgaben werden meist von Mitarbeitenden der Buchhaltung, der allgemeinen Verwaltung oder dem Sekretariat übernommen. Nicht selten kümmert sich der Geschäftsführer persönlich um Personalangelegenheiten wie zum Beispiel die Einstellung von neuen Mitarbeitenden. 

Fachkräftemangel und eine sich schnell verändernde Arbeitswelt verlangen eine an der Unternehmensstrategie ausgerichtete Personalarbeit

Rein administrative Tätigkeiten haben bis vor einigen Jahren als Personalaufgaben ausgereicht und tragen auch heute noch einen wesentlichen Teil dazu bei, dass das Unternehmen „am Laufen“ gehalten wird. Doch mit dem aktuellen Kampf um qualifizierte Fachkräfte ändert sich die Rolle der Personalverantwortlichen erheblich.

Mitarbeitende werden zur wichtigsten Ressource! Mit  ihrem Wissen und Können steigt und fällt der Unternehmenserfolg. Auch KMUs müssen verstehen, dass das Personal in der heutigen Zeit zum entscheidenden strategischen Erfolgsfaktor eines Unternehmens wird. Eine strategisch ausgerichtete Personalarbeit muss zur zentrale Aufgabe in KMUs werden, um im Wettbewerb um die besten Mitarbeitenden mithalten zu können. Ein umfassendes und professionalisiertes Personalmanagement trägt einen wesentlichen Teil dazu bei, dass sich Fachkräfte auch bei den kleinen Unternehmen bewerben und langfristig bleiben. Eine Besetzung der Stellen mit den richtigen Personen zur richtigen Zeit, die Weiterqualifizierung von Mitarbeitenden und eine überlegte Einsatzplanung der vorhandenen Mitarbeitenden führt weiterführend dazu, dass Umsätze gemacht und strategische Unternehmensziele erreicht werden. 

Eine Voraussetzung für den Unternehmenserfolg ist ein funktionierendes, strategisches Personalmanagement mit neuen und erweiterten Aufgaben für die Personalabteilung

Neben den wichtigen administrativen Personalaufgaben steigt also die Bedeutsamkeit der strategischen Rolle der Personalverantwortlichen: Die Personalthemen müssen mit der Unternehmensstrategie gekoppelt werden. Was bedeutet das konkret? Entlang der Eckpfeiler der Unternehmensstrategie kann bereits von Beginn des Strategieprozesses an überlegt werden, welche Fachkräfte in Zukunft an welchen Stellen mit welchem Wissen und Können benötigt werden, damit die Unternehmensziele erreicht werden. In anderen Worten: Strategische Personalarbeit verschafft Zeit, um Vorsorge in Hinblick auf ausreichende Personalressourcen zu treffen und die bestehende Belegschaft sorgsam zu entwickeln. Ein Beispiel: Wer heute weiß, dass morgen nicht mehr kundenindividuell, sondern standardisiert und preisorientiert gefertigt wird, kann heute beginnen zu reagieren. Man kann mit der Entwicklung von Standardisierungskompetenzen anfangen, Einarbeitungskonzepte anpassen, sich sozialverträglich von unpassenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern trennen, neue Fachkräfte rechtzeitig auf dem Markt suchen und auch langfristige Personalentwicklungsmaßnahmen gewinnbringend zum Einsatz bringen.

Die „Neue Welt“ der Personalarbeit umfasst in Zukunft also auch alle Tätigkeiten, die mit an der Unternehmensstrategie ausgerichteten Personalplanung, -beschaffung, -einarbeitung, -verwaltung, -führung, -controlling und -entwicklung in Zusammenhang stehen.

Das Personalmanagement in KMUs ist aktuell wenig strategisch und systematisch aufgestellt

Warum? Ein wesentlicher Punkt ist der Kostenfaktor – Personalarbeit kostet Zeit. Und Zeit ist Geld. Die Kostenstelle Personal soll möglichst gering gehalten werden. Das ist erstmal nachvollziehbar. Dennoch können Personalverantwortliche Zeit für strategisches Personalmanagement finden, wenn administrativ aufwändige Aufgaben an Dienstleister ausgelagert werden -  zum Beispiel die Personalabrechnungen. 

Zudem wird Personalarbeit häufig als Nebenaufgabe wahrgenommen. Das Resultat: notwendige Rahmenbedingungen für Personalverantwortliche werden nicht gegeben und Verantwortung nicht übertragen. Die wichtige Rolle als strategischer Partner geht verloren und das Unternehmen stößt bei wesentlichen Themen wie Personalbeschaffung oder Personalentwicklung an Grenzen. 

Wie gestaltet sich die strategische Personalarbeit in KMUs?

Ein funktionierendes und strategisches Personalmanagement ist auch Führungsaufgabe! Im engen Austausch mit den Führungsebenen besprechen Personalverantwortliche aktuelle Personalthemen und legen Personalmaßnahmen fest – sozusagen im Sinne einer Auftragsklärung. Die Umsetzung liegt dann in der Verantwortung der Personalverantwortlichen, dadurch werden die Führungskräfte selbst in den Personalaufgaben entlastet.

Die Mitarbeiterbeschaffung und -entwicklung erfolgt ebenfalls in enger Kooperation mit den Verantwortlichen der Abteilungen. Gerade in KMUs haben einzelne Mitarbeitende oftmals ein breites Spektrum an Aufgaben. Die Personalverantwortlichen benötigen die notwendigen Informationen zu den Tätigkeitsfeldern, um Jobs mit den richtigen Fachkräften zu besetzen oder die Mitarbeitenden entsprechend weiterzuentwickeln.

Auch Komplexität der verschiedenen Personalaufgaben lassen sich in der heutigen Zeit ohne entsprechende Aus- und Weiterbildung nicht mehr bewältigen. Es müssen betriebswirtschaftliche, aber auch arbeitspsychologische Fragestellungen bearbeitet werden. Je nach Ausbildung der Personalverantwortlichen müssen sich diese auf den entsprechenden Themenfeldern weiterbilden. 

Hier bietet sich externe Unterstützung durch externe Personalexperten an. So kann ein/e Berater/-in das Unternehmen temporär mit seiner/ihrer Expertise den Personalbereich begleiten. Im ersten Schritt gilt er/sie als Ansprechpartner für die Geschäftsführung und den Führungskreis. Er/sie berät zu Personalmaßnahmen, implementiert diese ggfs. und befähigt die Personalverantwortlichen immer weiter zu einer eigenständigen Personalarbeit. Da der/die Berater/-in auf Augenhöhe mit den Entscheidern agiert, gelingt die Verzahnung der Personalthemen und der Unternehmensstrategie. Zudem unterstützen Weiterbildungen für Personalverantwortliche dabei, dass entsprechende Methoden und Werkzeuge erlernt werden, um die neue Rolle als strategischer Partner einzunehmen und ein zielführendes Personalmanagement im eigenen Unternehmen einzuführen.