Wenn die Pandemie einen zwingt, neu zu denken

Von 150 auf Null“, sagt Inhaberin Vanessa Ellis über das, was ihrem Unternehmen im Frühjahr 2020 passierte. Alles stand still bei ellis EVENTS, dem Balinger Familienunternehmen: Kurzarbeit. Ratlosigkeit. Rücklagen reichen nicht ewig. Vanessa Ellis wurde klar: Irgendwas muss passieren. Ein externer Blick wäre gut! Den hat das RKW Baden-Württemberg beigesteuert. RKW BW-Fachberaterin Andrea Schneider unterstützte das Team mit einem Business Model Canvas bei der Suche nach neuen Geschäftsfeldern. Und im Rahmen der Corona-Krisenberatung hat das Land die Kosten dafür übernommen. Heute wird das Ellis-Team mit seiner Expertise wieder gebraucht: Die Veranstaltungsprofis helfen derzeit, das Kreisimpfzentrum des Zollern-Alb-Kreises zu betreiben.

Die Veranstaltungsbranche gehört zu denen, die von Corona am härtesten getroffen wurden. Das hat auch ellis EVENTS aus Balingen spüren müssen. Das Unternehmen übernimmt seit Jahrzehnten für viele namhafte Kunden Eventplanung, Live-Events, Projektmanagement, Fachmessen, Firmenevents, Eventproduktion und Eventkoordination – eigentlich. Doch seit 2020 ist alles anders.

Die zwei größten Kunden-Events des Jahres 2020 wären eigentlich im März gewesen. Sie wurden abgesagt, nachdem das Thema Corona einige Wochen lang immer näher rückte. „Erst hieß es, wir laden die Delegation aus China aus. Dann auch die aus Italien.“ Dann kam das finale Aus, bei einem Event „erst drei Tage, bevor wir losgefahren wären“, erinnert sich Vanessa Ellis. „Plötzlich hatten wir die schlimmste Krise des Unternehmens, vollkommen unverschuldet und von einem Tag auf den anderen.“ In jeder Firmengeschichte gebe es Zeiten, da laufe es besser, und andere, in denen es weniger gut ist. „Krisen deuten sich ja oft an. Meist gibt es dafür auch irgendeinen Grund, einen Auslöser, den man finden kann, wo sich etwas optimieren lässt. Aber hier konnten wir nichts dafür. Unser Geschäft lief super. Dann wacht man an einem Morgen auf, und alles ist aus.“

Was tun mit Zeit und Skills?

Erst wurden die März-Events abgesagt, dann die für Sommer und Herbst. Manche Kunden haben länger gewartet als andere. Im Mai war alles abgewickelt, und bei ellis EVENTS war 100 Prozent Kurzarbeit. Als frustrierend, lähmend beschreibt Vanessa Ellis diese Wochen. Sie blieb nicht stehen. „Gemeinsam mit dem Team haben wir uns viele Gedanken gemacht, was wir mit unseren Fähigkeiten tun können.“ In welche Richtung stellt man die Weichen?

„Wir hatten einige Überlegungen, waren uns aber nicht sicher, ob wir das richtig einschätzen“, berichtet Vanessa Ellis. „In dieser Phase kam der Wunsch auf, jemanden hinzuzuholen, der den Blick von außen hat und uns bei den Entscheidungen berät.“ Vom RKW Baden-Württemberg hat sich ellis EVENTS schon früher begleiten lassen, bei der Firmenübergabe von den Eltern an die Tochter. Als in dem Moment zufällig ein Newsletter vom RKW BW kam, in dem die Corona-Krisenberatung vorgestellt wurde, fügte sich alles ideal. „Wir haben uns gemeldet, und kurz danach war schon Frau Schneider für uns da.“

RKW BW-Fachberaterin Andrea Schneider unterstützte das Team mit einem Business Model Canvas bei der Suche nach Geschäftsfeldern. Gemeinsam durchleuchtete man Kundengruppen, Nutzenversprechen, mögliche neue Leistungen sowie die dazu passenden Marketingaktivitäten. Webseite und Social Media wurden gemeinsam analysiert, Verbesserungsvorschläge festgehalten.

Digital können andere besser

Andrea Schneider hörte sich genau an, wie die Balinger ihre Lage selbst analysiert hatten. „Das digitale Geschäft ist nun mal nicht unser Kerngeschäft“, stellt Vanessa Ellis klar. „Sich dann binnen weniger Monaten darauf spezialisieren zu wollen, während andere das schon seit Jahren machen, das wäre für uns nicht der Weg der Wahl gewesen.“ Es wurden zwar einige Angebote und Dienstleistungen im digitalen Bereich ausgebaut, aber für Vanessa Ellis war das nicht die sinnvollste Lösung, „deswegen haben wir nur Teile der Energie dorthin investieren wollen“. Es wurden alternative Eventformate entwickelt, Hybrid-Lösungen und Online-Team-Events.

Die Kernidee, die das ellis-Team in den virtuellen Zusammenkünften mit Andrea Schneider entwickelte: Es wollte die eigenen Skills in neuen Feldern einsetzen. Ganz gezielt dort aktiv werden, wo man während einer Pandemie das braucht, was Event-Experten nun mal am besten können: organisieren, den Überblick behalten, Prozesse steuern.

Hygienekonzepte und Impfzentrum

Welche Konstellationen ergeben sich da während der Pandemie? Ein Punkt: Hygienekonzepte wurden immer wichtiger – diese Dienstleistung hat ellis EVENTS inzwischen ins Portfolio aufgenommen. Und wer könnte organisatorische Unterstützung brauchen? „Anfangs haben wir über Arztpraxen nachgedacht und über Corona-Testzentren“, berichtet Vanessa Ellis. „Im Herbst waren Impfzentren ja noch in weiter Ferne.“ In einem Testzentrum war das ellis-Team zu Gast, gab gratis nützliche Tipps zur Optimierung und hinterließ die klare Botschaft: Wir wären gern schon von Anfang an dabei, wenn es mit dem Impfzentrum losgeht. Und tatsächlich: Die Verantwortlichen im Landratsamt kamen darauf zurück.

Inzwischen sind Vanessa Ellis und mindestens vier ihrer Leute täglich im Kreisimpfzentrum des Zollern-Alb-Kreises. In engem Zusammenspiel mit Behörden, Feuerwehr und Katastrophenschutz kümmern sie sich dort ums Personal, koordinieren Schichtplanung und das komplexe Zusammenspiel von Verträgen und Abrechnungsmethoden – zum Team gehören die über die Kassenärztliche Vereinigung abzurechnenden Ärzte ebenso wie Fachkräfte einer Zeitarbeitsfirma und zahlreiche 450-Euro-Kräfte. Die Tools der Event-Experten bewähren sich auch in der Praxis des Impfzentrums. Beispielsweise wurde das Registrierungssystem, das ellis EVENTS sonst für Veranstaltungen einsetzt, so angepasst, dass man damit die mittäglichen Essensbestellungen fürs Personal managen kann. Auch das andernorts entstandene Terminchaos versuchen die ellis-Experten für die Praxis und die Menschen besser zu organisieren. Sorgfältig wird das System auf Volllast vorbereitet, „damit wir bereit sind, wenn endlich genug Impfstoff da ist.“

Blick von außen hilft gegen Scheuklappen

Vanessa Ellis ist zufrieden: Sie konnte seit März 2020 zwar nicht alle ihrer Beschäftigten halten, aber inzwischen sind alle aus der Kurzarbeit, und ihr sehr treues, seit Jahrzehnten erfahrenes Kern-Team blieb komplett. Der Rückhalt vom RKW BW war ihr eine echte Hilfe:

Wenn man in so einer Krise steckt, einer scheinbar aussichtslosen Situation, ist es umso wichtiger, gemeinsam mit jemandem von außen draufzuschauen. Je aussichtsloser die Lage, desto größer die Scheuklappen. Dann mit jemanden zusammen anschauen zu können: was sind die Fakten, was sind die Möglichkeiten – das war für uns viel wert.“

Geholfen habe außerdem, dass die RKW BW-Fachberaterin sehr am Ball war. „Sie hat uns gepusht und motiviert, Hausaufgaben gegeben und alles am Laufen gehalten.“ Sie ist zuversichtlich: „Unsere neuen Projekte waren für uns der perfekte Fallschirm“, sagt sie, genau passend für den Zeitraum, in dem ihr Kerngeschäft noch schwach ist. „Danach werden wir wieder gesund wachsen können.“

Weitere Informationen

• ellis EVENTS GmbH
• 72336 Balingen
• www.ellis-events.com
• RKW BW-Berater: Achim Fuderer
• RKW BW-Fachberater: Andrea Schneider
• Schwerpunkte der Zusammenarbeit: Corona-Krisenberatung, Geschäftsmodellentwicklung